NotebookLM教學與商業應用全攻略：解鎖AI助手的無限可能
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在當今資訊爆炸的時代，如何高效整理資料、提升工作效率成為許多人的挑戰。Google 推出的 NotebookLM 正是為此而生的 AI 利器，它不僅能幫你快速消化複雜資訊，還能將其轉化為實用的洞察，尤其在商業應用上更是大放異彩。無論你是學生、研究人員還是職場專業人士，這篇 NotebookLM教學 將帶你從基礎功能到最新特性，再到深入的 NotebookLM商業應用，讓你輕鬆掌握這款工具的潛力。
NotebookLM基本及最新功能
NotebookLM使用教學
NotebookLM商業應用
NotebookLM 在商業應用中權限管理與資料保護功能
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NotebookLM基本及最新功能
NotebookLM 是 Google 開發的 AI 研究與筆記工具，基於強大的 Gemini 模型，旨在幫助使用者整理、分析並從大量資料中提取價值。
基本功能包括上傳文件（PDF、Google Docs、網頁等）、生成總結、回答問題，以及將內容轉為類似播客的「音頻概覽」（Audio Overviews）。這些功能讓你能快速理解資料重點，無需逐字閱讀。
2025 年 4 月 1 日，NotebookLM 推出了一項重大更新——「自動探索資源」（Discover Sources）。這功能允許你輸入感興趣的主題，例如「AI 在醫療的應用」，系統會自動搜尋網路上的高品質資源（如文章、論文），並一鍵加入你的筆記本。
source: Notebooklm
此外，還新增「I'm Feeling Curious」按鈕，讓你探索隨機主題，增添趣味性。進階版本如 NotebookLM Plus 和 NotebookLM Enterprise 則提供更高使用限制（每日 500 次查詢、300 個來源）和企業級功能，例如共享筆記本與資料加密，特別適合團隊協作與專業需求。這些更新讓 NotebookLM 從個人工具進化為強大的商業助手，接下來我們將逐步拆解它的用法與應用場景！
2024更新 AI 工具表
NotebookLM使用教學
想快速上手 NotebookLM？以下是簡單的 NotebookLM教學，讓你五分鐘內開始使用：
- 登入與創建筆記本
前往 notebooklm.google.com，用 Google 帳戶登入。點擊「Create New」創建新筆記本，命名後即可開始。
- 上傳資料
在「Sources」面板，點擊「Add Source」，上傳 PDF、Google Docs 或輸入網址。支援多達 300 個來源（進階版），每個最多 50 萬字。
- 使用「自動探索資源」
點擊「Discover/ 探索來源」按鈕，輸入主題（如「永續能源趨勢」），系統會返回相關資源建議。點「添加到筆記本」即可納入。
- 提問與生成內容
在「Chat」面板輸入問題，如「這份文件的主旨是什麼？」AI 會根據上傳資料回覆。點擊「Studio」可生成總結、學習指南或音頻概覽。
- 協作與分享
在筆記本設定中點擊「Share」，選擇權限（編輯者、檢視者等）並邀請團隊成員。
小技巧：試試音頻概覽功能，邊聽邊問問題，能在通勤時高效學習。新手建議從小份文件開始，熟悉後再擴展到大項目。準備好了嗎？下一節將深入探討 NotebookLM商業應用，看看它如何幫你在職場脫穎而出！
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NotebookLM商業應用
NotebookLM 不僅是個人筆記工具，在商業環境中更展現出驚人潛力。從項目管理到市場研究，再到員工培訓與合規審查，它的進階功能（如 NotebookLM Plus 與 Enterprise 版）為企業提供了高效、安全的解決方案。以下是詳細的 NotebookLM商業應用，涵蓋實際場景與效益，幫你找到最適合的工作應用方式。
1. 項目管理與團隊協作
功能應用：共享筆記本與筆記本分析
在忙碌的項目管理中，保持全員同步是關鍵。NotebookLM 的共享筆記本功能讓團隊能在單一平台上集中管理資料，並設定不同權限。例如，你可以將專案負責人設為「擁有者」，核心成員設為「編輯者」，外部顧問設為「檢視者」或「僅聊天模式」。
- 場景實例：假設你的團隊在開發一款新 App，將需求文件（PRD）、設計草稿與市場調研上傳至共享筆記本。成員可即時提問（如「規格中提到哪些功能？」），AI 會快速回覆並引用來源。管理者還能透過「筆記本分析」查看每日訪問人數與查詢次數，掌握團隊參與度。
- 效益：減少跨部門溝通成本，避免資訊分散，提升專案效率。
小貼士：結合「自動探索資源」，輸入「App 開發最佳實務」，快速補充外部參考資料，讓專案更全面。
2. 員工入職與培訓
功能應用：音頻概覽與自訂回應
新員工入職時，快速熟悉公司流程是挑戰。NotebookLM 能將冗長的手冊轉化為易懂的內容，加速學習。
- 場景實例：人力資源部門上傳員工手冊、培訓影片與 FAQ，生成個人化學習指南或音頻概覽。新員工可聽取「公司政策播客」，並透過聊天介面提問（如「休假申請流程是什麼？」）。AI 可設定為「導師風格」回應，親切又清晰。
- 效益：縮短入職時間，確保資訊一致性，降低培訓負擔。對於分散式團隊尤其實用。
進階應用：Enterprise 版提供資料加密與存取控制，確保敏感培訓資料不外洩。
3. 市場研究與策略規劃
功能應用：自動探索資源與高使用量限制
市場研究需要快速整合內外部資料，NotebookLM 在這方面表現出色。
- 場景實例：行銷團隊想分析「元宇宙市場趨勢」，使用「Discover Sources」輸入關鍵詞，AI 會搜尋最新報告與文章，一鍵加入筆記本。再上傳內部銷售資料，生成綜合分析報告，甚至以「策略家風格」提供建議（如「針對 Z 世代的行銷策略」）。高達 300 個來源的容量，讓大規模研究也能輕鬆應對。
- 效益：節省研究時間，提供數據驅動的洞察，提升提案品質。特別適合需要快速反應市場變化的企業。
小建議：搭配音頻概覽，讓團隊在會議前快速掌握重點。
4. 財務與運營分析
功能應用：生成總結與表格輸出
財務部門常需處理大量財報與數據，NotebookLM 能簡化這過程。
- 場景實例：上傳近三年財報 PDF，AI 可生成趨勢分析（如收入成長率）、異常點報告（如成本突然上升的原因），並整理成表格。忙碌的主管可用音頻概覽在通勤時聽取結果，隨時提問（如「去年 Q3 利潤下降的原因？」）。
- 效益：加速複雜資料處理，幫助發現問題與機會，提升決策效率。
進階應用：Enterprise 版的 IAM 控制確保財報僅限財務團隊存取，安全性無虞。
5. 客戶提案與銷售支持
功能應用：共享筆記本與客製化輸出
業務團隊需快速為客戶準備針對性提案，NotebookLM 是理想助手。
- 場景實例：將過往成功案例、客戶需求與行業資料上傳，生成客製化提案草稿（如「針對零售業的數位轉型方案」）。團隊成員可在共享筆記本中協同編輯，AI 提供談判策略建議。設定「銷售風格」輸出，讓內容更具說服力。
- 效益：縮短準備時間，提高提案勝率，提升客戶滿意度。
小技巧：用「自動探索資源」補充客戶行業的最新動態，讓提案更具前瞻性。
6. 合規與監管分析
功能應用：資料保護與文件權限
法務與合規部門需審查大量法規，NotebookLM 提供安全高效的解決方案。
- 場景實例：上傳多國法規文件，AI 提取關鍵條款並生成摘要。「Discover Sources」可追蹤法規更新，確保資訊即時。Enterprise 版將資料儲存在專屬 Google Cloud 項目中，並限制存取（如僅法務團隊可見），符合 GDPR 等規範。
- 效益：降低合規風險，減少人工審查時間，確保資料安全。
進階應用：設定存取期限，員工離職後自動撤銷權限。
NotebookLM 在商業應用中權限管理與資料保護功能
功能應用：細緻權限控制與企業級安全
在商業環境中，資料安全與存取管理至關重要。NotebookLM（尤其是 Enterprise 版）提供多層次權限設置與保護機制，讓企業放心使用。
- 場景實例：假設一家公司處理機密專案，將資料上傳至共享筆記本。管理員可將核心團隊設為「編輯者」，外部顧問設為「僅聊天模式」（無法查看原始文件），並透過 Google Cloud IAM 限制特定部門存取。資料在傳輸與儲存時全程加密，且不會用於訓練 AI 模型。若員工離職，可即時撤銷權限，確保資料不外洩。
- 效益：靈活的權限管理保護敏感資訊，企業級加密與合規性支持（如 GDPR、CCPA）滿足嚴格要求。管理者還能透過「筆記本分析」監控使用情況，確保合規。
更多權限管理功能
NotebookLM 提供細緻的權限控制，特別是在共享與協作場景中，讓使用者可以根據需求分配不同級別的存取權限。以下是主要權限管理功能：
- 共享筆記本的權限層級：
- 擁有者（Owner）：擁有完整控制權，可以創建、刪除筆記本，上傳來源檔案，與內容聊天，生成音頻總結，並分享筆記本給他人。
- 編輯者（Editor）：可以上傳來源檔案、與內容聊天、生成音頻總結，但無法刪除筆記本或更改分享設置。
- 檢視者（Viewer）：僅能查看來源檔案、聆聽音頻總結並與內容聊天，無法編輯或上傳新資料。
- 僅聊天模式（Chat-Only Mode）：一種特殊的限制模式，允許使用者僅與筆記本內容互動，而無法查看原始來源檔案，適合保護敏感資料。
- 團隊共享筆記本（Shared Team Notebooks）：
- 支援多人協作的共享筆記本，管理員可針對團隊成員設定上述權限。
- 透過 Google Workspace 或 Google Cloud 的身份管理（IAM），可以集中控管哪些員工能存取特定筆記本。
- 自訂存取控制：
- 在 NotebookLM Enterprise 中，管理員可透過 Google Cloud Console 設定更細緻的存取政策，例如限制特定部門或個人的存取範圍。
- 支援基於角色的存取控制（RBAC），例如將「Cloud NotebookLM Owner」角色分配給專案負責人，而「Cloud NotebookLM Viewer」角色給予一般團隊成員。
資料保護功能
NotebookLM 強調資料安全，提供多層次的保護機制，確保企業資料不會外洩或被未經授權存取：
- 企業級加密：
- 資料在傳輸中（in transit）和儲存時（at rest）均採用加密技術，防止攔截或未授權存取。
- 儲存於 Google Cloud 的資料受到與其他 Google 服務相同的嚴格安全標準保護。
- 資料隔離與不共享原則：
- NotebookLM Enterprise 確保所有資料僅儲存在使用者的 Google Cloud 項目中，不會與外部共享。
- 使用者上傳的文件不會用於訓練 AI 模型，保障資料隱私。
- 合規性保證：
- 符合 GDPR、CCPA 等國際資料保護法規，企業可放心使用。
- 提供資料保留與刪除控制，當筆記本或項目被刪除時，相關資料也會隨之銷毀。
- 審計與監控：
- NotebookLM Enterprise 提供筆記本分析功能，管理者可追蹤使用情況，例如每日訪問次數與查詢紀錄，確保資料使用符合規範。
- 支援定期安全審計，幫助識別潛在漏洞。
文件權限設置
NotebookLM 的文件權限設置主要圍繞來源檔案的管理與存取控制，讓使用者能精確控制誰可以看到或操作哪些文件：
- 來源檔案存取限制：
- 上傳的文件（如 PDF、Google Docs）在筆記本內部處理後，存取權限與筆記本的分享設置綁定。例如，若某人被設為「檢視者」，他們只能看到來源檔案的總結或引用，而無法下載原始文件。
- 可透過「僅聊天模式」進一步限制，讓使用者僅能與 AI 互動，而不直接接觸來源檔案。
- 文件同步與更新控制：
- 從 Google Drive 上傳的文件在 NotebookLM 中是靜態副本，若原始文件更新，需手動重新上傳或點擊「與 Drive 同步」按鈕。
- 這設計確保筆記本內的文件版本受控，避免未經授權的更改影響分析結果。
- 進階文件權限（Enterprise 專屬）：
- 在 NotebookLM Enterprise 中，管理員可針對個別來源檔案設定額外權限，例如限制某些使用者僅能查看特定文件，而非整個筆記本的內容。
- 支援與 Google Workspace 的權限整合，例如繼承 Drive 文件的原有存取設置，進一步簡化管理。
- 文件到期與撤銷：
- 雖然 NotebookLM 本身未直接提供文件到期日期設置，但透過 Google Cloud 的進階配置，管理員可以為筆記本或來源檔案設定存取期限。
- 若員工離職或權限需調整，可即時撤銷存取權，確保敏感資料安全。
實際應用場景
- 場景一：機密專案管理
假設一家公司正在開發新產品，專案文件上傳至 NotebookLM Enterprise 的共享筆記本。管理員將核心團隊設為「編輯者」，外部顧問設為「僅聊天模式」，確保顧問能提問並獲得洞察，但看不到完整文件內容，同時所有資料加密儲存於公司專屬 Cloud 項目中。 - 場景二：跨部門協作
行銷與財務部門共享一個筆記本分析市場數據。行銷團隊被設為「擁有者」以添加資料，財務團隊設為「檢視者」以查看總結報告，管理者透過筆記本分析監控使用情況，確保資料不被濫用。
如何選擇適合的版本？
- 小型團隊：NotebookLM Plus 提供高使用量與基本共享功能，性價比高。
- 企業：NotebookLM Enterprise 適合需要進階安全與權限控制的組織，與 Google Workspace 整合更流暢。
結語
NotebookLM 不僅是一款筆記工具，更是職場的 AI 助力神器。從基礎的總結生成到最新的「自動探索資源」，再到豐富的 NotebookLM商業應用，它能滿足從個人學習到企業管理的需求。希望這篇 NotebookLM教學 能幫你在資訊洪流中找到捷徑，提升效率與成果。快去試試看，讓這款工具成為你的秘密武器吧！
